نمونه نامه اداری ( 10 نمونه متن نامه اداری + اصول آن)

نامه های اداری نامه هایی با سبک نگارش متفاوت هستند که برای نوشتن آن ها اصول و قواعد به خصوصی رعایت می شود. در نوشتن این دسته از نامه ها از اصطلاحات و لغات به خصوصی استفاده می کنند و هدف اصلی، انتقال پیام ها در قالب متنی کوتاه همراه با لحنی ادبی و رسمی است.

در این مطلب از سایت هوران گرافیک چندین نمونه نامه اداری را بررسی می کنیم و در رابطه با اصطلاحات و لغات مورد استفاده در این دسته از نامه ها بیشتر آشنا می شویم در صورت تمایل با ما همراه شوید.

نامه اداری چیست؟

نامه های اداری نامه هایی با ویژگی ها و ساختار متفاوت هستند که معمولاً برای مکاتبه میان سازمان ها و اداره ها نگارش می شوند. سبک نوشتن این نامه ها با نامه های دوستانه کاملاً متفاوت است و در آن ها هیچ خبری از احساس صمیمیت، شوخی و خنده وجود ندارد.

در یک نامه اداری از لغات و واژه های رسمی و ادبی استفاده می کنند و هدف و نیت خود را از نگارش نامه، در قالب متنی کاملاً کوتاه و چند خطی، به مخاطب منتقل می سازند. این نامه از قسمت های مختلفی تشکیل شده که از مهم ترین آن ها می توان به سربرگ، متن و پا برگ اشاره کرد.

بررسی قسمت های مختلف نامه اداری

یک نمونه نامه اداری تشکیل شده از بخش های مختلف است. در ادامه هر بخش را به طور مفصل بررسی خواهیم کرد.

• سربرگ: سربرگ مهم ترین و اولین بخش نامه اداری است که شماره نامه، وضعیت پیوست و تاریخ نگارش نامه در این بخش ذکر می شود.
• محتوا یا متن: این بخش از نامه اداری شامل قسمت های ادب و احترام، مقدمه ای کوتاه برای نامه، انتقال پیام اصلی در چند جمله، نتیجه گیری و در نهایت تشکر و سپاسگزاری می شود.
• پا برگ نامه: پا برگ قسمت انتهایی نامه است که در این قسمت نام فرستنده، سمت سازمانی فرستنده و امضای او درج می گردد.

شیوه خطاب قرار دادن نامه های اداری

در نمونه نامه اداری نحوه خطاب قرار دادن رده های سازمانی اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر تصمیم به نگارش یک نامه اداری دارید، برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان ها از الفاظ زیر کمک بگیرید.

به آگاهی می رساند

از این لفظ می توانید برای مخاطب قرار دادن افراد یا سازمان های هم رده خود استفاده کنید.

به استحضار می رساند

این لفظ معمولا برای مخاطب قرار دادن سازمان ها یا افراد بالا دست مورد استفاده قرار می گیرد.

به اطلاع می رساند

معمولا برای سازمان ها و افراد زیردست، از این لفظ در نامه های اداری استفاده می کنند.

چگونه یک نامه اداری بنویسیم؟

برای نوشتن یک نامه اداری به روش زیر عمل کنید.

1. در ابتدا نامه را با نام خدا آغاز کرده و تاریخ روز را در قسمت بالای صفحه و سمت چپ درج کنید.
2. نوشتن را از حاشیه راست صفحه و کمی با فاصله از ابتدای خط آغاز کنید و سازمان یا فرد مورد نظر با نهایت ادب و احترام مورد خطاب قرار دهید.
3. در این مرحله مقدمه ای تاثیرگذار بنویسید و تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا مخاطب را برای خواندن ادامه نامه تشویق کنید.
4. در مرحله بعدی متن اصلی نامه را در قالب چند خط یا چند جمله بنویسید.
5. برای بخش پایانی نامه اداری، از واژه ها و اصطلاحاتی استفاده کنید که مخاطب را به انجام درخواست خود تشویق نمایید.
6. برای نوشتن پابرگ نامه اداری یک خط از خط آخر نام فاصله بگیرید و در سمت چپ نامه، تاریخ، امضا و مهر خود را به ثبت برسانید.

برای نوشتن نامه های اداری به نکات زیر دقت داشته باشید

برای نوشتن نمونه نامه اداری به نکاتی که در ادامه اشاره می شود دقت داشته باشید.

• قبل از آغاز نوشتن نامه اصلی، روی یک برگه چرک نویس تمرین کنید و پس از اطمینان از نگارش صحیح نامه، آن را به برگه اصلی منتقل نمایید.
• در نوشتن جملات و کلمات دقت بیشتری به خرج دهید و نامه را با صبر، حوصله و تمرکز بالا بنویسید تا غلط املایی نداشته باشید.
• از علائم نگارشی از جمله نقطه، ویرگول، نقطه ویرگول، سه نقطه و مواردی از این قبیل، در جای صحیح و درست استفاده کنید.
• نامه را از یک طرف صفحه بنویسید و بعد از اتمام هر جمله به ابتدای خط دیگر بروید.
• از نوشتن کلمات و واژه های اضافی، اصطلاحات کوچه بازاری و عامیانه به شدت بپرهیزید.
• نامه را تا حد ممکن خلاصه کنید و از نوشتن جملات و کلماتی که باعث طولانی تر شدن نامه و خستگی مخاطب می شود بپرهیزید.
• نامه را با خط زیبا و کاملا خوانا بنویسید.
• در صورت تایپ نامه، از فونت و اندازه قلم مناسب استفاده کنید.
• در صورتی که نامه دارای پیوست باشد، حتماً در ابتدای نامه این موضوع را ذکر کنید.
• در صورتی که نامه در پاسخ به نامه دیگر نوشته شده، حتماً باید در ابتدای نامه واژه پاسخ به نامه شماره … را درج کنید.
• در نگارش نامه های اداری به جنس کاغذ دقت داشته باشید و از کاغذهای مناسب نظیر A4 و A5 استفاده کنید.
• به مناسبت های دینی و ملی در نگارش نامه دقت داشته باشید. به طور مثال اگر در ماه رمضان قرار دارید عبارت آرزوی قبولی طاعات و عبادات را درون نامه درج کنید.

سخن پایانی

نامه اداری همانطور که از اسمش پیداست یک نامه خاص است که میان سازمان ها و ارگان های اداری رد و بدل می شود. نحوه نگارش این نامه با نامه های دوستانه کاملا متفاوت است و سبک نگارش، لحن و جمله بندی هایی که در آن به کار می رود اصول و قواعد به خصوصی دارد.

یک نمونه نامه اداری از قسمت های مختلفی نظیر سربرگ، محتوا و پابرگ تشکیل شده است. همچنین الفاظ به کار رفته در آن با توجه به رده سازمان مورد نظر کاملاً متفاوت است. این نامه با نام خدا آغاز می شود و با یک مقدمه کوتاه، متنی مختصر و یک نتیجه گیری کوتاه به پایان می رسد. نامه اداری یک نامه چند خطی است که در انتها باید توسط فرد نویسنده به امضا و مهر برسد.پس از نگارش و امضای نامه، رعایت اصول ارسال نیز بخشی از تشریفات اداری است؛ برای این منظور پیشنهاد می‌کنیم مقاله پشت پاکت نامه چه بنویسیم؟ را مطالعه کنید.